Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Marco normativo

La presente política se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 (Protección de Datos Personales), el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que los modifiquen, complementen o sustituyan. Su propósito es informar a los titulares de datos personales sobre los derechos que les asisten y los procedimientos que GROU Agency LLC aplica para garantizar su ejercicio.

2. Identificación del responsable

Razón social: GROU Agency LLC
Número de registro: [Número de LLC por definir]
Domicilio: Medellín, Colombia
Correo electrónico: hola@mygrou.com

3. Datos personales objeto de tratamiento

GROU Agency recopila y trata las siguientes categorías de datos personales:

• Datos de identificación y contacto: nombre completo, correo electrónico, número telefónico o de WhatsApp.
• Datos del negocio: nombre y sector de la empresa, descripción de la actividad económica.
• Datos de uso del servicio: conversaciones con agentes de IA, historial de interacciones, preferencias de configuración.
• Datos técnicos de navegación: dirección IP, tipo de dispositivo, sistema operativo, navegador y comportamiento en el sitio web.
• Datos financieros: información necesaria para la facturación y gestión de pagos (no almacenamos datos de tarjetas de crédito directamente).

GROU Agency no recopila datos sensibles según la definición del Art. 5 de la Ley 1581/2012 (salud, ideología política, filiación sindical, etc.), salvo que el titular los suministre voluntariamente y de forma expresa.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:

• Comercial y precontractual: atender consultas, agendar demostraciones y elaborar propuestas comerciales.
• Contractual: prestar, gestionar y hacer seguimiento a los servicios de automatización con IA contratados.
• Facturación y cobro: emitir facturas, gestionar pagos y cumplir obligaciones tributarias.
• Soporte técnico: atender incidencias, solicitudes de soporte y mejoras del servicio.
• Comunicaciones de servicio: enviar notificaciones operativas, actualizaciones de plataforma y alertas de rendimiento.
• Marketing (con consentimiento): enviar comunicaciones sobre nuevas funcionalidades, casos de éxito u ofertas de GROU, cuando el titular haya dado su consentimiento.
• Mejora del servicio: análisis estadístico y anonimizado para mejorar la plataforma y los modelos de IA.
• Cumplimiento legal: atender requerimientos de autoridades públicas conforme a la ley colombiana.

5. Encargados del tratamiento

GROU Agency puede compartir datos personales con los siguientes encargados del tratamiento, quienes actúan bajo instrucciones de GROU y con obligaciones de confidencialidad:

• Proveedores de infraestructura en la nube (alojamiento de servidores y bases de datos).
• Plataformas de mensajería (WhatsApp Business API y canales similares) para la operación de los agentes de IA.
• Herramientas de análisis web (estadísticas de uso del sitio).
• Plataformas de correo electrónico para comunicaciones de servicio y marketing.
• Pasarelas de pago para el procesamiento seguro de cobros.

GROU se asegura de que todos los encargados cuenten con políticas de seguridad adecuadas y estén sujetos a cláusulas contractuales de protección de datos.

6. Transferencias internacionales

Algunos encargados del tratamiento pueden estar ubicados fuera de Colombia. En estos casos, GROU garantiza que dichas transferencias se realizan con las medidas de seguridad apropiadas y conforme a los requisitos de la Ley 1581/2012 y la regulación de la SIC sobre transferencias internacionales.

7. Derechos de los titulares

De conformidad con el Art. 8 de la Ley 1581/2012, los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización de tratamiento.
• Ser informados sobre el uso dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley 1581/2012.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías de la ley.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. Procedimiento para ejercer los derechos

Para ejercer cualquiera de los derechos anteriores, el titular debe enviar una solicitud escrita a hola@mygrou.com con:

• Nombre completo e identificación del titular.
• Descripción precisa del derecho que desea ejercer.
• Datos de contacto para la respuesta.
• Documentos que soporten la solicitud, si aplica.

GROU atenderá la consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles. Si no fuera posible atenderla en ese plazo, se informará al interesado, indicando el motivo y la fecha estimada de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles adicionales.

En el caso de reclamos, el plazo de atención es de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales cuando sea necesario.

9. Medidas de seguridad

GROU adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Las medidas incluyen cifrado de datos en tránsito y en reposo, control de acceso por roles, auditorías periódicas y capacitación del personal.

10. Vigencia

La presente política entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación y permanecerá vigente mientras GROU Agency opere. Las bases de datos tratadas por GROU se conservan por el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales aplicables.

11. Autoridad de control

La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), a través de su Delegatura para la Protección de Datos Personales, es la autoridad responsable de velar por el cumplimiento de la Ley 1581/2012 en Colombia. Puede presentar quejas en www.sic.gov.co.

12. Cambios en la política

GROU se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Cualquier cambio será comunicado a los titulares a través del sitio web o por correo electrónico con al menos diez (10) días de anticipación a su entrada en vigencia.